Có thể nói Packinh List là loại chứng từ không thể thiếu nếu muốn quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. Tuy nhiên đối với nhiều người thuật ngữ này còn khá mới mẻ. Vậy Packing List là gì? Vai trò và cách lập phiếu đóng gói hàng hóa ?
Packing list là gì?
Packing list là gì có lẽ là một câu hỏi phổ biến của rất nhiều người ngoài ngành xuất nhập khẩu. Nó là một thuật ngữ dùng để chỉ một loại chứng từ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hòa. Đây là giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ chứng từ khi làm việc với hải quan.
Packing list hay phiếu đóng gói hàng hóa sẽ mô tả chi tiết những thông tin về lô hàng cần xuất nhập khẩu. Tất cả các thông tin được mô tả trong phiếu sẽ giúp người mua biết được người bán đã bán mặt hàng gì cho mình, số lượng bao nhiêu từ đó dễ dàng đối chiếu và kiểm tra một cách nhanh chóng nhất.
Từ những thông tin từ phiếu đóng gói hàng, người mua có thể ước lượng được một số thông số sau:
- Phương tiện vận chuyển hàng hóa phù hợp.
- Diện tích lưu trữ hàng hóa cần thiết.
- Phương tiện để bốc dỡ hàng hóa tránh tình trạng hư hại, vỡ hàng. Nên sử dụng máy móc hay công nhân bốc hàng.
- Dự trù được thời gian bốc dỡ hàng là bao lâu
Dự tính được những thông tin trên sẽ giúp người mua tiết kiệm chi phí cũng như thời gian kiểm tra rà soát, bên bán cũng tạo được uy tín, chất lượng sản phẩm của mình. Sau khi đơn vị bán hàng đóng gói xong hàng hóa, phía người bán sẽ gửi packing list cho bên mua để người mua có thể kiểm tra hàng hóa chi tiết trước khi nhận hàng.
Vai trò của Packing list
Như đã trình bày ở trên thì Packing list là loại chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào Packing list bạn có thể biết được các thông tin chi tiết của lô hàng như cách thức đóng gói, trọng lượng, số lượng, phân loại hàng,…Packing List có những vai trò sau:
- Dùng để để khai báo cho hãng vận chuyển trong quá trình phát hành vận đơn.
- Chứng từ hỗ trợ thanh toán, nhưng hàng hóa phải phù hợp với những gì mô tả trên P/L.
- Chứng từ bắt buộc phải có để thông quan trong ngành xuất nhập khẩu.
- Chứng từ xác nhận người mau có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng (nhập khẩu).
- Chứng từ để hỗ trợ yêu cầu bảo hiểm khi xảy mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
Các loại phiếu đóng gói hàng hóa hiện hành
Hiện nay, trong ngành xuất nhập khẩu thường sử dụng 3 loại phiếu đóng gói hàng hóa sau:
- Phiếu danh sách đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Đây là loại phiếu có nội dung về hàng hóa khá chi tiết và cụ thể đúng như tiêu đề của nó. Loại phiếu này thường được dùng trong trường hợp người mua và người bán giao dịch trực tếp, đây cũng là loại phiếu được dùng khá phổ biến hiện nay.
- Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai packing list): Là loại phiếu trên nội dung mô tả hàng hóa không có thông tin về người bán hàng.
- Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng (Packing and Weight): Trong phiếu này sẽ có thông tin đầy đủ về khối lượng của lô hàng cũng như danh sách đóng gói.
Hướng dẫn cách điền mẫu Packing List chi tiết nhất
Thông thường trong phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm một số thông tin nhất định về lô hàng cũng như người bán. Bạn phải điền chính xác những thông số cũng như thông tin liên quan đến lô hàng tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan. Bạn cần điền lần lượt, đầy đủ những thông tin sau:
- Tiêu đề phiếu : Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
- Seller: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên bán hàng.
- Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng
- Buyer: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng.
- Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng đến
- Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
- Product: thông tin mô tả về lô hàng Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS Code
- Quantity: Số lượng hàng hóa
- Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).
- NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
- GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là được.
- Remark: Những ghi chú thêm ( nếu có )
- Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ
Lưu ý khi lập phiếu Packing List
- Tránh nhầm lẫn giữa phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List ) và hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ). Hay có sự nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ trên bởi lẽ thông tin trên hai phiếu này khá giống nhau và có nhiều thông số liên quan tới nhau. Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về phương thức thanh toán của hàng hóa còn phiếu đóng gói thì thường thể hiện cách thức đóng gói của hàng hóa, trọng lượng ra sao,…
- Bắt buộc phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin về lô hàng trên phiếu
- Phiếu đóng gói hàng hpas cần bao gồm số đơn vị, số hộp và bất kỳ thông tin đóng gói nào khác có sẵn. Điều quan trọng, tất cả các chi tiết đó phải khớp với hóa đơn thương mại và phản ánh các bên liên quan đến giao dịch.
Lời kết
Khi hàng hóa đến cảng xuất phát và điểm đến, nó sẽ được cân và đo. Vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng thông tin này là chính xác trên phiếu đóng gói. Để tránh nhầm lẫn dẫn đến hàng hóa bị chậm trễ, chúng ta cần điền vào bảng kê đóng gói một cách cẩn thận và chi tiết. Mong rằng những thông tin chúng tôi chia sẻ sẽ hữu ích cho bạn.
