Trong vận chuyển Logistics nói chung hay dịch vụ hoàn tất đơn hàng nói riêng thì khái niệm “Fulfillment là gì” luôn được quan tâm đến. Vậy thực chất Fulfillment có nghĩa là gì, các loại hình dịch vụ Fulfillment và quy trình dịch vụ như thế nào?
Fulfillment là gì?
Theo cách đơn giản, Fulfillment là một cụm từ để chỉ quá trình bắt đầu từ lúc hàng hoá được nhập về, chuyển vào kho đến khi người mua hàng nhận được sản phẩm. Nó bao gồm các hoạt động lấy hàng từ người bán, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, xuất kho và vận chuyển đến đúng địa chỉ người nhận. Fulfillment được xem là một trong những giải pháp tối ưu cho những nhà bán lẻ trên các sàn thương mại điện tử hay những doanh nghiệp nhỏ với mục đích tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển.
Hay nói cách khác, Fulfillment là hoạt động thay người bán làm tất cả những công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng cũng như vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng nhất. Fulfillment còn được gọi bằng những cái tên khác như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm hay dịch vụ hậu cần kho vận.
Quy trình dịch vụ Fulfillment
Về cơ bản, một quy trình Fulfillment chuẩn sẽ được diễn ra theo trình tự như sau: Nhận hàng từ người bán => Lưu kho => Xử lý các yêu cầu sau bán.
Nhận hàng từ người bán: Đây là bước mà nhân viên bên công ty dịch vụ Fulfillment sẽ đến địa chỉ mà người bán cung cấp để lấy hàng.
Lưu trữ hàng hoá và quản lý tồn kho: Sau khi nhận được từ người bán, hàng hoá sẽ được vận chuyển về lưu kho, chúng sẽ được lưu trữ, sắp xếp cẩn thận trong các kho hàng. Đồng thời, hàng hoá sẽ được theo dõi và kiểm kê thường xuyên, rõ ràng để có thể cập nhật số lượng hàng hoá xuất – nhập được chính xác nhất. Đảm bảo hàng được vận chuyển đúng thời điểm.
Xử lý đơn hàng: Việc xử lý đơn hàng như xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng, kiểm tra độ nguyên vẹn để đưa đến bộ phận đóng gói đều sẽ được chuẩn hoá toàn diện từ email của người mua. Trung tâm xử lý đơn hàng Fulfillment sẽ thực hiện quy trình này. Với quy trình quản lý rõ ràng, kiểm soát kỹ lưỡng với hệ thống quản lý riêng nên hạn chế được tối thiểu sự sai sót trong quá trình làm việc.
Giao hàng – thu tiền: Bên công ty Fulfillment sẽ thực hiện vận chuyển và giao hàng đến tận tay người mua với đúng thời gian và địa điểm. Nếu có yêu cầu từ bên bán, dịch vụ Fulfillment sẽ sẽ thu hộ số tiền cần thanh toán từ người mua.
Xử lý các yêu cầu sau bán hàng: Những vấn đề như đổi hay trả hàng là điều dễ gặp thấy ở mua bán trực tuyến. Công ty dịch vụ Fulfillment sẽ trự tiếp tiếp nhận yêu cầu đổi, hoàn trả lại hàng từ người mua và tiến hành xử lý theo chính sách, quy định của người bán.
Các loại dịch vụ Fulfillment phổ biến hiện nay
DropShip
Drop Ship được hiểu là hình thức người bán không thực sự sở hữu hàng hoá mà người bán sẽ liên hệ với nhà cung cấp để chuyển hàng trực tiếp cho người mua. Hoạt động này thường diễn ra trên các trang thương mại điện tử như AliExpress, Shopify, Amazon,…
Đây được xem là loại dịch vụ khá tiện lợi, thích hợp bán đa dạng các mặt hàng và không phải tốn kém vào các kho bãi hay những vấn đề liên quan đến xử lý hàng hoá. Người bán sẽ chỉ cần đầu tư vào hoạt động marketing để tăng uy tín thương hiệu cho mình. Tuy vậy, nếu bạn không chọn nhà cung cấp uy tín, khó kiểm soát chất lượng hàng. Nếu không cẩn trong, bạn dễ dàng bị mất khách hay ảnh hưởng dến uy tín cửa hàng.
In – House Fulfillment
Selt – Fulfillment là một cách hiểu khác của In – House Fulfillment. Công ty sẽ sở hữu một kho trữ hàng riêng, tự quản lý các hoạt động liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý và hoàn tất đơn hàng. Đối với loại dịch vụ Fulfillment này, sẽ phù hợp với 2 kiểu công ty:
Công ty có quy mô lớn, ngân sách đủ để chi trả cho việc sở hữu kho hàng riêng, chi trả cho nhân viên quản lý khi và tiến trình hoàn tất đơn hàng. Chính vì vậy, công ty phải đảm bảo được quy trình hoạt động Fulfillment hoàn thiện, đúng tiêu chuẩn để tránh những vấn đề như hàng hoá rối loạn, đơn hàng ùn tắc làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Những công ty mới hoạt động kinh doanh, lượng khách hàng chưa nhiều, đơn hàng ít nên có thể dễ dàng hoạt động quản lý kho bãi, xử lý đơn hàng, giao nhận đều dễ dàng tự thực hiện.
Outsourced Fulfillment
Đây là hình thức mà người bán, công ty sẽ thuê ngoài dịch vụ Fulfillment. Công ty dịch vụ Fulfillment được thuê sẽ là người thực hiện hoàn toàn các hoạt động liên quan đến hàng hoá như: lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao hàng hay thu hộ cho người bán. Những hoạt động liên quan đến kho bãi, quản lý hàng hoá và vận chuyển, những vấn đề phát sinh liên quan sẽ do bên công ty dịch vụ Fulfillment phụ trách. Với hình thức này, công ty tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho, thuê nhân viên và tốn ít công sức trong các hoạt động xảy ra trước và sau đơn hàng.
Lý do dịch vụ Fulfillment được nhiều người sử dụng
Tiết kiệm chi phí và thời gian hoạt dộng
Các công ty sẽ tiết kiệm được một khoản đầu tư lớn cho những chi phí như các loại máy móc, công nghệ để quản lý từ kho bãi đến theo dõi hành trình đơn hàng, hệ thống thanh toán và bảo mật thông tin khách hàng, chi phí thuê nhân viên và mua vật tư phục vụ quá trình đóng gói,… Và việc làm việc chung với những nhà cung cấp dịch vụ Fulfillment sẽ là một giải pháp tối ưu cho ngân sách của các doanh nghiệp vừa, nhỏ hay những nhà bán lẻ trên sàn thương mại điện tử.
Thời gian vận chuyển ngắn
Khi sử dụng dịch vụ Fulfillment, bạn sẽ được hưởng mức giá vận chuyển ưu đãi hơn bởi hầu hết các công ty Fulfillment đều cộng tác với những công ty vận chuyển uy tín như DHL, UPS hay USPS do luôn đảm bảo được volume. Và đặc biệt, khi hợp tác với những công ty dịch vụ Fulfillment lớn. Họ có hệ thống khi và trung tâm Fulfillment ở nhiều quốc gia khác nhau giúp rút ngắn khoảng cách và thời gian vận chuyển.
Mở rộng quy mô kinh doanh
Cộng tác với các công ty Fulfillment, doanh nghiệp có cơ hội mở rộng quy mô kinh doanh và mạng lưới khách hàng không chỉ ở trong phạm vi một quốc gia mà còn ở trên nhiều quốc gia trên thế giới. Với một mạng lưới dịch vụ rộng lớn, hệ thống máy móc hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, các công ty dịch vụ Fulfillment sẽ giúp những nhà bán lẻ, chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm bớt được gánh nặng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Đương nhiên rồi, việc giữ chân khách hàng là điều mà tất cả người bán hàng từ buôn bán nhỏ lẻ đến những công ty lớn đều hướng đến. Và đến 62,96% người mua trả lời rằng chất lượng dịch vụ khách hàng là yếu tố giữ chân họ ở lại với thương hiệu. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt luôn là điều cần thiết để có được sự hài lòng từ khách hàng. Rất nhiều công ty Fulfillment cung cấp hỗ trợ 24/7 thông qua email, chatbox, tichket issue,… nhằm hỗ trợ, giải quyết các vấn đề về đơn đặt hàng của khách được nhanh chóng.
